¿Qué es un Plan de Cuentas?

PLAN DE CUENTAS

El plan de cuentas es un sistema ordenado qué describe a todas las cuentas contables con un nombre propio y un código asignado, para ser utilizados en la contabilidad de la empresa o negocio, de acuerdo a sus características y tamaño de la misma.

¿Para qué sirve un plan de cuentas?

Un plan de cuentas en contabilidad sirve para obedecer y dar cumplimiento, así también sirve como:

Una guía para el uso de las cuentas contables, utilizando la misma cuenta para hechos similares.
El plan de cuentas nos sirve como base, para la formulación de los Estados Financieros de la empresa.
Con el plan de cuentas podemos facilitar la toma de información sistematizada.
Un plan de cuentas, nos permite utilizar la cuenta adecuada y precisa, facilitando al contador, con la preparación del hecho contable.
Finalmente un plan de cuentas, nos facilita la identificación de las cuentas, mediante el uso de sistema de codificación, en base al grupo, subgrupo y los relaciona entre los otros elementos del mismo grupo o subgrupo.

Requisitos para elaborar un plan de cuentas

Todo plan de cuentas contables, debe reunir ciertos requisitos como mínimo, para dar uso dentro de la contabilidad de la empresa.

Un plan de cuentas en contabilidad debe ser:

Integró

Debe contener todas las cuentas necesarias considerando las características de la empresa. Es decir, que debe estar de manera completa para su uso.

Flexible

El plan de cuentas debe permitir la introducción de nuevas cuentas, según el lapso de tiempo y cuando sea necesario.

Ordenado

Un plan de cuentas debe ser ordenado, porque se lo debe preparar tomando en cuenta a su clasificación de los Estados Financieros. Las cuentas deben ser ordenadas, de acuerdo a criterios contables existentes.

Homogéneo

El plan de cuentas es el sistema a utilizar para la codificación. El mismo debe ser para todas las cuentas que se pondrán dentro del plan de cuentas.

Claro

Por último un plan de cuentas debe ser claro, porque la terminología a utilizar debe ser comprensible, razonable e incluso para aquellos que son profanos en contabilidad. Esto quiere decir que debe ser entendible, también para las personas que no tienen conocimiento de contabilidad.

Factores que se debe tomar en cuenta para la elaboración del plan de cuentas

De manera que un plan de cuentas tiene como propósito dar lugar a su preparación, para el funcionamiento dentro de una empresa. Debemos tomar en cuenta los siguientes factores antes de su elaboración:

Estar legalmente con la empresa y su funcionamiento, ya sea, Unipersonal, Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada y otras.
Tener la actividad y rubro a la que se dedicara la empresa, ya sea empresa Comercial, Manufacturera, Agrícola, Ganadera y otras.
Tener en claro el tamaño de la empresa o negocio, ya sea empresa chica, mediana o grande.
Poner en claro si la empresa tendrá sucursales en la propia ciudad o en el interior del país.
Determinar cómo serán sus compras y ventas, ya sea al contado o al crédito.
Contar con las normas contables, como las técnicas legales existentes en el país.
Poner en claro la legislación impositiva, laboral y otras disposiciones legales que tiene su país, y su relación con la actividad que desarrollara la empresa o negocio.
Determinar el medio de procedimiento de datos de la cual dispone, ya sea informativo, que le permita un mayor uso de cuentas.

Codificación de un plan de cuentas

La codificación de un plan de cuentas, consiste en su asignación de códigos. Los mismos pueden ser mediante símbolos, números o letras.

Métodos de codificación de un plan de cuentas

Existen diversas maneras de codificar un plan de cuentas contables. A continuación, te mostramos tres maneras más usadas:

Alfabético

Esta codificación, es cuando a cada cuenta se le asigna un código formando por una o varias letras del alfabeto. Este sistema de codificación tiene una dificultad, ya que las letras del alfabeto no son suficientes para cubrir todas las cuentas que a veces incluimos dentro del plan de cuentas, motivo por el cual no es muy utilizado o recomendado para una contabilidad.

Nemotécnico

Ese tipo de codificación se da mediante la combinación de un número y una letra, para identificar de acuerdo a sus características de cada cuenta contable. El uso de esta codificación es muy frecuente y recomendada para aquellas empresas que sus inventarios rotan con mucha facilidad y constantemente.

Numérico

Este método de codificación, se basa en la clasificación de grupos, subgrupos y otras divisiones más, asignándole un número correlativo a cada una de las cuentas contables y agrupandolas de acuerdo a su característica. Ese método de codificación, es el más utilizado y aconsejado bajo la modalidad de número decimal, ya que permite intercalar cuentas a medida y cambian las necesidades de la empresa o negocio.