Ejemplo de ajustes contables dentro del Activo Disponible – Caja

El ajuste contable de caja se presenta en las empresas que manejan movimientos de efectivo día a día en sus actividades comerciales. Para administrar adecuadamente el activo disponible de caja se realiza los conocidos “Arqueos de Caja” y deben ser manejados con responsabilidad y de atención periódica que permita reflejar la transparencia en el movimiento de dinero. En caso de tener algún mal registro o mala administración de efectivo se recurre a los ajustes contables correspondientes.

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El ajuste contable del arqueo de caja

Por lo general el arqueo de caja se lo debe hacer en cualquier momento y de forma sorpresiva, pero, si la empresa recibe todos los días dinero en ingresos es obligatorio hacer el arqueo de caja al final de cada día para llevar un mejor control. Además, de esa manera podremos identificar si existen faltantes o sobrantes que amerite un asiento de ajuste contable.

Para verificar si existe un ajuste contable en caja se debe realizar el arqueo de caja oportunamente y comprobar que la existencia de valores en caja sea la misma con el saldo en el libro o sistema registrado. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos como ejemplo:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros. En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un asiento de ajuste contable.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir en el momento del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante.
Así también puede ocurrir que exista un sobrante de dinero a comparación del registro en libro y documentos de respaldo.

Ejemplo de un ajuste contable cuando existe un sobrante

Para entender con claridad vamos a poner de ejemplo un ejercicio de ajuste contable para el caso de tener un sobrante en caja.

Para el 30 de junio del 2020 se tiene en caja, según los documentos de respaldo y registros en libros la suma de $ 32.040.- pero, al finalizar el día se hace el arqueo de caja y se cuenta con un monto de $ 33.440.-

Sobrante de dinero $ 1.400.-

El asiento contable del ajuste se procederá de acuerdo a normativa vigente en la empresa, que puede ser que lo tomen como una cuenta transitoria o como un ingreso a favor. Como por ejemplo:

Asiento contable como cuenta transitoria

- 1 -
Caja	1.400.-
___Acreedores varios		1.400.-
Para registrar el sobrante en caja como cuenta transitoria.

El ajuste contable en caso de la devolución del sobrante en caja

- 2 -
Acreedores varios	1.400.-
___Caja		1.400.-
Para registrar la devolución del sobrante en caja (asiento 1).

Estos dos asientos de ajustes contables son tomados validos cuando la empresa permite una devolución de dinero en caso de pedirlo y bajo sus normativas o políticas es aceptable. No obstante, para devolver el dinero el cliente deberá tener documentos de respaldo que afirmen el monto del sobrante registrado en caja.

Asiento contable como ingreso a favor de la empresa

- x -
Caja	1.400.-
___Sobrante en caja		1.400.-
Para registrar el sobrante en caja como ingreso.

En este caso cuando se registra el ajuste contable como ingreso a favor de la empresa se debe tener como normativa no devolver a nadie el dinero en caso de pedirlo, ya que el dinero que ingresa se registra directamente a los estados financieros como otros ingresos.

Ejemplo de un ajuste contable cuando existe un faltante

De igual manera a la anterior vamos a suponer un ejercicio del proceso de ajuste contable en caso de tener un faltante en caja.

Para el 1 de julio de 2020 se tiene en caja la suma de $ 32.040.- y al realizar el arqueo de caja al final del día según los documentos de respaldo y conteo de dinero se cuenta con un monto de $ 31.040.-

El faltante de dinero es de $ 1.000.-

La forma de cómo realizar un ajuste contable en el caso de un faltante, se puede registrar ingresando a la contabilidad de la empresa como un registro para el activo o un registro de gasto. Como por ejemplo:

Asiento de ajuste contable como cuenta de activo

- 1 -
Cuentas por cobrar	1.000.-
___Caja		1.000.-
Para registrar la deuda del encargado de caja (cajero o cajera).

Asiento contable en caso de que se recupere el faltante

- 2 -
Caja	1.000.-
___Cuentas por cobrar		1.000.-
Para registrar la cancelación del faltante por el responsable de caja (cajero o cajera).

El registro de estos asientos de ajustes es con el fin de que el responsable de caja devuelva el dinero ya sea descontándole de su sueldo o pagando hasta cierta fecha límite de plazo, pero con ciertas advertencias al respecto por qué no debería ser común o recurrente que arroje faltante en el manejo de caja. Esta advertencia por lo general juega el empleo a ser despedido el cajero o cajera por inadecuado manejo de efectivo.

Asiento de ajuste contable como gasto

- x -
Faltante de caja	1.000.-
___Caja		1.000.-
Para registrar el faltante de caja.

En este caso, el ajuste del registro en contabilidad está autorizado bajo políticas de la empresa que considera como gasto. Para tener un registro de esa naturaleza por lo general son empresas que no manejan mucho dinero y optan por registrarlo así, por eso todo ajuste contable depende mucho de la empresa y sus políticas o normativas establecidas.