Los clientes representan una parte fundamental del activo circulante de cualquier empresa. Optimizar su gestión es clave para maximizar la liquidez del negocio a corto plazo.
¿Qué son los clientes en activo circulante?
Los clientes forman parte de las cuentas por cobrar del activo circulante. Son aquellos clientes que le deben dinero a la empresa por bienes o servicios entregados, pero que todavía no han pagado.
Se trata de un activo a corto plazo que se espera convertir en efectivo en un período inferior a 12 meses. Su correcta gestión es vital para la liquidez de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre clientes y deudores?
No hay diferencia entre clientes y deudores en términos contables. Ambos términos se refieren a aquellas personas o empresas que le deben dinero a la compañía por bienes y servicios prestados.
Importancia de los clientes del activo circulante dentro del balance de una empresa
El activo circulante de clientes tiene una importancia vital en el balance de cualquier compañía porque:
- Representa dinero que estará disponible a corto plazo cuando los clientes paguen sus deudas.
- Permite cubrir obligaciones y gastos operativos del negocio.
- Su correcta gestión maximiza la liquidez de la empresa.
¿Cómo se clasifican y categorizan los clientes en el activo circulante?
Los clientes se pueden clasificar de varias formas dentro del activo circulante, por ejemplo:
- Por antigüedad de la deuda (30, 60, 90 días).
- Por probabilidad de cobro, distinguiendo entre deudas muy seguras, probabilidad media o improbable.
- Por tipo de cliente, separando personas físicas o jurídicas.
- Por sector de actividad económica.
- Por ubicación geográfica.
Tratamiento contable de los clientes
La forma de tratar estas partidas contables no presenta ninguna dificultad ya que se inicia un cargo (registro en el debe) cuando se procede al préstamo o crédito del cliente, posteriormente y a medida que se vaya cubriendo la deuda se abona (registro en el haber) o disminuye la cuenta correspondiente.
Entonces, existe un cargo o aumento de la partida contable cuando vendemos la mercadería a crédito o realizamos un préstamo al cliente, y disminuye cuando el cliente nos paga la deuda o también podría disminuir si nos devuelve la mercadería o pide una rebaja de precio.
Durante el ejercicio que se desarrolla se pueden presentar obstáculos e inconvenientes que se demoren a saldar las cuentas que tienen los clientes con la empresa, no obstante, estos factores hacen que la parte financiera de la empresa de igual forma cierre su periodo contable y siga con las deudas de los clientes al año siguiente.
Ejemplos de asientos contables
A continuación veremos algunos ejemplos que la empresa realiza en sus registros contables (Estos ejemplos no llevaran el pago de impuestos a fin de no alterar las alícuotas que se aplica en cada País).
1. Supongamos que el 4 de enero de 2021 una empresa vende mercaderías a crédito a su cliente por un valor de $ 10.000, se paga a crédito sin documento.
El registro contable que hace la empresa es el siguiente:
| DETALLE | DEBE | HABER |
|---|---|---|
| - 1 - | ||
| Cuentas por cobrar | 10.000 | |
| a) Ventas | 10.000 | |
| Por la venta de mercaderías. |
2. El 1 de febrero de 2021 el cliente paga a la empresa el 50% de su deuda.
El registro contable es:
| DETALLE | DEBE | HABER |
|---|---|---|
| - 2 - | ||
| Caja | 5.000 | |
| a) Cuentas por cobrar | 5.000 | |
| Por el cobro del 50% de las cuentas por cobrar del asiento contable N°1. |
Como se puede notar, las operaciones contables que se manejan con los clientes en algunos casos pueden ser simples. Es muy importante que la persona profesional encargada de gestionar la cartera de clientes sea lo suficientemente capacitada para controlar las situaciones que se viven en cada individuo.
¿Cómo optimizar el activo circulante de clientes para mejorar la liquidez empresarial?
Algunas estrategias para optimizar los clientes del activo circulante son:
- Reducir los plazos de cobro con incentivos al pago anticipado.
- Renegociar las condiciones de pago para acortar los plazos.
- Establecer límites de crédito y filtros según la calidad crediticia.
- Segmentar a los clientes para una gestión diferenciada.
- Implementar recordatorios automatizados de cobros.
¿Cómo impacta el ciclo de conversión de efectivo en el activo circulante de clientes?
El ciclo de conversión de efectivo mide el tiempo que transcurre desde que se realiza una inversión hasta que se genera flujo de caja. Un ciclo más corto:
- Acelera la recuperación de la inversión.
- Mejora la rotación de los activos.
- Aumenta la liquidez disponible.
- Reduce la dependencia de financiación externa.
¿Cómo se determina el valor justo de los activos circulantes relacionados con clientes?
El valor justo de cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar se estima como:
- Valor actual de los flujos de caja futuros descontados a la tasa de interés de mercado.
- Valor razonable de cualquier garantía recibida.
Cuando el plazo es muy corto, se aproxima al valor nominal de la cuenta por cobrar.
¿Cómo se realiza la estimación de la provisión para cuentas incobrables en el activo circulante de clientes?
La estimación para cuentas de dudoso cobro se puede realizar mediante dos métodos:
- Individual, analizando individualmente los créditos de recuperación incierta.
- Global, estimación porcentual según experiencia histórica de la empresa en pérdidas por créditos incobrables.
¿Cómo afecta la calidad de la cartera de clientes a todo el activo circulante?
Una cartera de clientes de baja calidad implica:
- Mayores incobrables que reducen la liquidez.
- Necesidad de filtrar y depurar clientes.
- Deterioran rentabilidad del capital circulante.
En cambio, una buena calidad de cartera tiene el efecto contrario y mejora el rendimiento del capital circulante.
¿Cuáles son los indicadores clave utilizados para evaluar el rendimiento del activo circulante de clientes?
Algunos KPI importantes sobre clientes en el capital circulante son:
- Rotación de cuentas por cobrar comerciales.
- Período promedio de cobro.
- Ratio de cobrabilidad de clientes.
- Antigüedad de saldos de clientes.
- Ratio de morosidad de la cartera.
¿Cuáles son los riesgos asociados con un alto nivel de activo circulante de clientes?
Riesgos de un capital circulante elevado en clientes:
- Mayor inversión improductiva que no genera rendimientos.
- Exposición a impagos e insolvencias.
- Coste de oportunidad por fondos inmovilizados.
Estrategias para gestionar los clientes del activo circulante y maximizar los ingresos
Algunas estrategias efectivas de gestión son:
- Políticas de crédito y cobranza ajustadas al mercado.
- Límites de crédito dinámicos.
- Recargos por retrasos en el pago.
- Incentivos y descuentos por pronto pago.
- Automatización de tareas de gestión de cobros.
¿Cómo la transformación digital impacta la gestión del activo circulante de clientes?
La transformación digital permite:
- Obtener información en tiempo real para una mejor gestión.
- Automatización de procesos operativos relacionados con clientes.
- Mejor segmentación y scoring de clientes.
- Aumento de la eficiencia y productividad.
Preguntas frecuentes
A continuación presentamos algunas de las preguntas más frecuentes sobre los clientes en el activo circulante:
¿Cada cuánto se debe revisar la calidad crediticia de los clientes?
Se recomienda revisar trimestral o semestralmente la calidad de la cartera mediante indicadores como antigüedad de saldos, morosidad, o necesidad de provisiones.
¿Qué tipo de garantías se pueden solicitar a los clientes del activo circulante?
Algunos tipos de garantías son pagarés, warrants, hipotecas, prenda sobre activos, avales bancarios, seguros de crédito, entre otros.
¿Se pueden negociar los plazos de pago con los clientes?
Sí, los plazos se pueden negociar especialmente con grandes clientes, para alinear las condiciones de cobro con sus ciclos de caja.
¿Los clientes incobrables se recuperan fiscalmente?
Sí, contablemente se deterioran con cargo a resultados, pero luego se pueden deducir fiscalmente en el impuesto sobre beneficios.
Conclusión
En conclusión, los clientes constituyen una parte muy importante del activo circulante y su correcta administración es vital para la liquidez empresarial. Mediante una gestión eficiente de créditos, cobranza y riesgos es posible reducir los saldos improductivos de clientes. Esto libera recursos para inversiones rentables mejorando la salud financiera de cualquier organización. La contabilidad financiera provee herramientas útiles para un control adecuado.
